SISTEM INFORMASI MANAJEMEN-BAB4,5,6..

NAMA: HERTANIA SETIANI

NPM: 40209347

KELAS: 3 DA 05

 

4.1 MODEL SISTEM UMUM PERUSAHAAN

A. Pengertian Model Umum Perusahaan

Definisi Model : penyederhanaan dari suatu objek. Model mewakili sejumlah objek atau aktifitas yang disebut entitas.

Jenis-Jenis Model :

  1. Model Fisik ; penggambaran entitas dalam bentuk 3 dimensi.
  2. Model Naratif ; menggambarkan entitas secara lisan atau tulisan.
  3. Model Grafik ; menggambarkan entitas dengan sejumlah garis atau symbol.
  4. Model matematika ; sebagian besar perhatian dalam pembuatan bisnis (business modeling) saat ini tertuju pada model matematika. Keunggulannya, ketelitian dalam menjelaskan hubungan antara berbagai bagian dari suatu objek.

B. Konsep Dasar Model Sistem Umum Perusahaan

Model Sistem Umum Perusahaan

1. Sistem Fisik, merupakan sistem terbuka, yang berhubungan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya fisik.

Arus sumber daya fisik yang mengalir :

  1. Arus material.
  2. Arus personil.
  3. Arus mesin.
  4. Arus uang.

Sistem Fisik Perusahaan sebagai system yang terkendali

2. Sistem Konseptual,

Sebagian sistem terbuka dapat mengendalikan operasinya sendiri, sebagian lagi tidak. Pengendalian ini dapat dicapai dengan menggunakan suatu lingkaran yang disebut “Lingkaran Umpan Balik” yang menyediakan suatu jalur bagi sinyal-sinyal dari sistem ke mekanisme pengendalian begitu pula sebaliknya.

  1. Sistem Lingkaran Terbuka.
  2. Sistem Lingkaran Tertutup.

Pengendalian Manajemen; pihak manajemen menerima informasi yang menggambarkan output sistem.

Pengolah Informasi; Perjalanan informasi tidak selalu dari sistem fisik kepada manajer. Para manajer memperoleh informasi dari sistem yang menghasilkan informasi dari data yang terkumpul.

Dimensi-Dimensi Informasi

Saat para manajer menentukan output yang harus disediakan para pengolah informasi, mereka mempertimbangkan 4 dimensi dasar informasi :

  1. Relevansi.
  2. Akurasi.
  3. Ketepatan waktu.
  4. Kelengkapan.

Manajer adalah orang yang terbaik untuk menentukan dimensi-dimensi informasi yang ia perlukan. Jika perlu analis sistem dapat membantu manajer mendekati tugas ini secara logis. Manajer menggunakan standar untuk mengendalikan sistem fisik dengan kinerja actual.

“Sistem konseptual yang mengendalikan sistem fisik terdiri dari 3 elemen penting : manajer, pengolah informasi dan standar

Standar dikombinasikan dengan output informasi dari pengolah informasi, memungkinkan manajer untuk melaksanakan “management by exception” (suatu gaya yang diikuti manajer, yaitu manajer terlibat dalam aktifitas hanya jika aktifitas itu menyimpang dari kinerja yang dapat diterima).

Management by Exception memberikan 3 keuntungan dasar :

  1. Manajer tidak membuang waktu memantau aktifitas yang berlangsung secara normal.
  2. Karena lebih sedikit keputusan yang dibuat, tiap keputusan dapat menerima perhatian lebih menyeluruh.
  3. Perhatian dipusatkan pada peluang-peluang, maupun pada hal-hal yang tidak berjalan semestinya.

Namun, terdapat pula sejumlah kendala yang harus diketahui :

  1. Beberapa kinerja bisnis tertentu tidak mudah ditentukan secara kuantitas sehingga standar tidak dapat ditetapkan.
  2. Suatu sistem informasi yang memantau kinerja secara akurat sangat diperlukan.
  3. Perhatian harus terus diarahkan pada standar untuk menjaga standar pada tingkat yang tepat.
  4. Manajer tidak boleh menjadi pasif dan hanya menunggu batas kinerja dilewati.

Konsep manajemen yang serupa dengan Management by Exception disebut Critical Success Factor. CSF adalah salah satu kegiatan perusahaan yang berpengaruh kuat pada kemampuan perusahaan untuk mencapai tujuannya.

Standar kinerja digunakan untuk manajemen dan pengolah informasi

Perubahan-perubahan dibuat dalam sistem fisik melalui arus keputusan

Arus Keputusan, data diubah menjadi informasi oleh pengolah informasi, dan informasi diubah menjadi keputusan oleh manajer. Pengolah informasi dan manajer bekerja sama untuk mengubah data menjadi keputusan.

Model Sistem Umum Perusahaan

C. Penggunaan Model Sistem Umum

  1. Mempermudah Pengertian, suatu model pasti lebih sederhana dari pada entitasnya. Entitas lebih mudah dimengerti jika elemen-elemennya dan hubungannya disajikan dalam cara yang sederhana.
  2. Mempermudah Komunikasi, setelah problem solver mengerti entitasnya, pengertian itu sering pula dikomunikasikan pada orang lain.
  3. Memperkirakan Masa Depan, ketelitian dalam menggambarkan entitas membuat model matematika dapat memberikan kemampuan yang tidak dapat disediakan model-model jenis lain.

4.2 PENDEKATAN SISTEM

A. Pemahaman dasar pemecahan masalah dan pembuatan keputusan

Manajer terlibat dalam pemecahan masalah untuk pengambilan keputusan yang efektif dan efisien.

Sistem Konseptual adalah suatu sistem pemecahan masalah yang terdiri dari manajer, informasi dan standar. 2 elemen lain masuk dalam proses perubahan masalah menjadi solusi (solusi alternatif dan kendala).

B. Tahapan pemecahan masalah dengan menggunakan pendekatan sistem

1. Usaha Persiapan

  • Memandang perusahaan sebagai suatu sistem.
  • Mengenal sistem lingkungan.
  • Mengidentifikasi subsistem perusahaan.

2. Usaha Definisi

  • Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem.

Tujuannya : mengidentifikasi tingkat sistem tempat persoalan berada.

  • Menganalisis bagian-bagian sistem dalam suatu urutan tertentu :
  1. Mengevaluasi standar.
  2. Membandingkan output dengan standar.
  3. Mengevaluasi manajemen.
  4. Mengevaluasi pemroses informasi.
  5. Mengevaluasi input dan sumber daya input.
  6. Mengevaluasi proses.

7.   Mengevaluasi sumber daya output.

3. Usaha Persiapan

  • Pertimbangan alternatif yang layak.
  • Mengevaluasi berbagai solusi alternatif.
  • Memilih solusi terbaik.
  • Menerapkan solusi.
  • Memastikan bahwa solusi tersebut efektif.

C. Faktor manusia yang mempengaruhi pemecahan masalah

3 Kategori manajer dalam merasakan masalah :

  1. Penghindar masalah (Problem Avoider), manajer mengambil sikap positif dan menganggap semua baik-baik saja.ia berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan informasi.
  2. Mengumpulkan Informasi/Pencari masalah (Problem Seeker)) :
    1. Gaya teratur, mengikuti gaya management by exception dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan area minatnya.
    2. Gaya menerima, manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya/orang lain dalam organisasi.

3.Menggunakan informasi untuk memecahkan  masalah/Pemecah masalah

( Problem solver) :

  1. Gaya sistematik, manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan. Co. : pendekatan sistem.
  2. Gaya intuitif, manajer tidak menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuaikan pendekatan dengan situasi.

5.1. Dasar  Perencanaan Sistem Informasi Berbasis Komputer

Informasi  ibarat  darah  yang  mengalir  di  dalam  tubuh  suatu  organisasi,  sehingga informasi  ini  sangat  penting  di  dalam  suatu  organisasi.  Suatu  sistem  yang  kurang mendapatkan  informasi  akan  menjadi  luruh.  Keadaan  dari  sistem  dalam  hubungannya dengan keberakhirannya disebut dengan istilah entropy. Informasi yang berguna bagi sistem akan  menghindari  proses  entropy  tersebut  yang  disebut  dengan  negative  entropy  atau negentropy. Apakah  sebenarnya  informasi  itu,  sehingga  sangat  penting  artinya  bagi  suatu sistem?

Informasi dapat didefenisikan  sebagai hasil dari pengolahan data dalam  suatu bentuk  yang  lebih  berguna  dan  lebih  berarti  bagi  penerimanya  yang  menggambarkan  suatu kejadian-kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal atau  data-item. Data  adalah  kenyataan  yang menggambarkan  suatu  kejadian-kejadian  dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Di dalam  dunia bisnis, kejadian-kejadian  yang  terjadi  adalah perubahan dari  suatu nilai  yang disebut  dengan  transaksi.  Misalnya  penjualan  adalah  transaksi  perubahan  nilai  barang menjadi  nilai  uang  atau  nilai  piutang  dagang.  Kesatuan  nyata  (fact)  adalah  berupa  suatu

obyek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi. Misalnya informasi “menabrak” merupakan informasi yang kurang jelas. Informasi ini hanya menerangkan  suatu  kejadian  saja,  yaitu menabrak. Kesatuan  nyata,  yaitu  apa  yang ditabrak, oleh siapa, dengan apa dan dimana tidak dijelaskan oleh informasi tersebut. Supaya informasi menjadi  lebih berguna dan  lebih mempunyai  arti bagi penerimanya,  seharusnya  berbunyi  : “Ali mengendarai mobil dan menabrak  tiang  listrik di  jalan kaliurang kilometer 5”.

5.2. Siklus Hidup Sistem

Siklus hidup sistem (system life cycle – SLC) adalah proses evolusioner yang diikuti dalam menerapkan sistem atau subsistem informasi berbasis komputer. SLC sering disebut dengan pendekatan air terjun (waterfall approach) bagi pengembangan dan penggunaan sistem. Dilakukan dengan strategi Top-Down Design.

Tahapan dari siklus hidup sistem yaitu :

  1. a.       Tahap Perencanaan
  2. b.      Tahap Analisis
  3. c.       Tahap Desain (Rancangan)
  4. d.      Tahap Implementasi (Penerapan)
  5. e.      Tahap Operasi (Penggunaan)

Kelima tahap tersebut secara diagram nampak seperti Gambar 8.1.

Gambar 8.1. Diagram Siklus Hidup Sistem

Empat tahap pertama dinamakan dengan siklus hidup pengembangan sistem (system development life cycle – SDLC).

Siklus hidup sistem yang pertama dikelola oleh manajer unit jasa informasi, dibantu oleh manajer dari analisis sistem, pemrograman dan operasi. Namun kecenderungan saat ini, meletakkan tanggung jawab pada tingkat yang lebih tinggi dan lebih rendah. Ada tiga tingkatan besar (hirarki) dari manajemen siklus hidup sistem, yaitu :

Tanggung Jawab Eksekutif

Ketika sistem memiliki nilai strategis atau mempengaruhi seluruh organisasi, direktur utama atau komite eksekutif mungkin memutuskan untuk mengawasi proyek pengembangannya. Ketika lingkup sistem menyempit dan folusnya lebih operasional kemungkinan besar kepemimpinan akan dipegang oleh eksekutif tingkat yang lebih rendah, seperti wakil direktur utama, direktur bagian administrasi, dan CIO.

Komite Pengarah SIM (steering committee MIS – SC MIS)

Banyak perusahaan membuat suatu komite khusus, di bawah tingkat komite eksekutif, yang bertanggung jawab atas pengawasan seluruh proyek sistem. Jika tujuan komiter tersebut adalah memberikan petunjuk, pengarahan dan pengendalian yang berkesinambungan, dalam rangka penggunaan sumber daya komputer perusahaan maka komite tersebut dinamakan Komite Pengarah SIM.

Komite Pengarah SIM melaksanakan tiga fungsi utama, yaitu :

  1. menetapkan kebijakan
  2. menjadi pengendali keuangan
  3. menyelasaikan pertentangan

Keuntungan yang dicapai :

  • semakin besar kemungkinan komputer akan digunakan untuk mendukung pemakai di seluruh perusahaan.
  • Semakin besar kemungkinan proyek-proyek komputer akan mempunyai perencanaan dan pengendalian yang baik.

Kepemimpinan Proyek

Komite pengarah SIM yang terlibat langsung dengan rincian pekerjaan, tanggung jawabnya ada pada Tim Proyek. Tim proyek mencakup semua orang yang ikut serta dalam pengembangan sistem berbasis komputer. Kegiatan tim tersebut diarahkan oleh seorang Pemimpin Proyek yang memberikan pengarahan selama proyek berlangsung. Tidak seperti komite pengarah SIM, tim proyek tidak berkelanjutan dan biasanya dibubarkan ketika penerapan sistem telah selesai.

a.      TAHAP PERENCANAAN

Keuntungan dari merencanakan proyek CBIS, yaitu :

  • Menentukan lingkup dari proyek

Unit organisasi, kegiatan atau sistem manakah yang terlibat dan mana yang tidak ? Hal tersebut akan memberikan perkiraan awal dari skala sumber daya yang diperlukan.

  • Mengenali berbagai area permasalahan potensial

Akan menunjukkan hal-hal yang mungkin tidak berjalan dengan semestinya, sehingga hal tersebut dapat dicegah.

  • Mengatur urutan tugas

Banyak tugas-tugas terpisah yang diperlukan untuk mencapai sistem. Tugas tersebut diatur dalam urutan logis berdasarkan prioritas informasi dan kebutuhan agar efisien.

  • Memberikan dasar untuk pengendalian

Tingkat kinerja metode pengukuran tertentu harus dispesifikasikan sejak awal.

Langkah-langkahnya

  1. 1.             Menyadari masalah

Kebutuhan akan proyek CBIS biasanya dirasakan oleh manajer perusahaan, non manajer, dan elemen-elemen dalam lingkungan perusahaan.

  1. 2.             Mendefinisikan masalah

Setelah manajer menyadari adanya masalah, ia harus memahaminya dengan baik agar dapat mengatasi permasalah tersebut. Ia melakukan identifikasi dimana letak permasalahannya, penyebabnya dan berusaha mengumpulkan semua informasi. Jika perusahaan mempunyai kebijakan untuk mendukung end user computing, dan manajer ingin memakai pendekatan tersebut untuk pengembangan sistem, maka ia bertanggung jawab untuk membuat definisi. Selain itu, manajer memerlukan bantuan analis sistem yang saling bekerja sama dengan manajer.

  1. 3.             Menentukan tujuan sistem

Manajer dan analis sistem mengembangkan suatu daftar tujuan sistem yang harus dipenuhi oleh sistem untuk memuaskan pemakai. Sehingga tujuan hanya dinyatakan secara umum, yang nantinya akan dibuat lebih spesifik.

  1. 4.             Mengidentifikasi kendala sistem

Sistem baru dalam pengoperasiannya tidak bebas dari kendala. Beberapa kendala mungkin ditimbulkan oleh lingkungan, seperti laporan pajak yang diminta oleh pemerintah dan informasi pembayaran yang dibutuhkan oleh konsumen. Kendala lainnya, seprti keharusan menggunakan perangkat keras yang telah ada atau menyiapkan dan menjalankan sistem pada tanggal tertentu. Kendala-kendala tersebut penting untuk diidentifikasi sebelum sistem benar-benar mulai dikerjakan. Dengan demikian, baik rancangan sistem maupun kegiatan proyek akan berada di antara kendala-kendala tersebut

  1. 5.             Membuat studi kelayakan

Studi kelayakan adalah suatu tinjauan seklias pada faktor-faktor utama yang akan mempengaruhi kemampuan sistem untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Ada enam dimensi kelayakan, yaitu :

  1. Teknis; tersediakan hardware dan software untuk melaksanakan pemrosesan yang diperlukan ?
  2. Pengembalian ekonomis; dapatkah sistem yang diajukan dinilai secara keuangan dengan membandingkan kegunaan dan biayanya ?
  3. Pengembalian non ekonomis; dapatkah sistem yang diajukan dinilai berdasarkan keuntungan-keuntungan yang tidak dapat diukur dengan uang?
  4. Hukum dan etika; akankah sistem yang diajukan beroperasi dalam batasan hokum dan etika ?
  5. Operasional; apakah rancangan sistem akan didukung oleh orang-orang yang akan menggunakannya ?
  6. Jadual; mungkinkah penerapan sistem dalam kendala waktu yang ditetapkan ?

Analis sistem mengumpulkan informasi yang diperlukan untuk menyawab pertanyaan-pertanyaan tersebut dengan mewawancarai beberapa pegawai penting dalam area pemakai.

  1. 6.             Menyiapkan usulan penelitian sistem

Jika suatu sistem dan proyek tampak layak, diperlukan penelitian sistem secara menyeluruh. Penelitian sistem (sistem study) akan memberikan dasar yang terinci bagi rancangan sistem baru mengenai apa yang harus dilakukan sistem itu dan bagaimana sistem tersebut melakukannya. Analis akan menyiapkan usulan penelitian sistem yang memberi dasar bagi manajer untuk menentukan perlu tidaknya pengeluaran untuk analisi. Hal penting yang harus diingat tentang usulan tersebut adalah bahwa sebagian besar isinya didasarkan pada perkiraan (perkiraan merupakan informasi terbaik yang tersedia) dan perkiraan jauh lebih baik daripada tanpa informasi sama sekali. Selebihnya akan dipelajari ketika siklus hidup mulai berjalan.

  1. 7.             Menyetujui atau menolak proyek penelitian

Manajer dan komite pengarah menimbang pro dan kontra proyek dan rancangan sistem yang diusulkan, serta menentukan apakah perlu diteruskan à keputusan teruskan / hentikan. Pertimbangan penting yang perlu dilakukan yaitu:

  1. Akankah sistem yang diusulkan dapat mencapai tujuannya ?
  2. Apakah penelitian proyek yang diusulkan merupakan cara terbaik untuk melakukan analisis sistem ?

Jika keputusannya adalah teruskan maka proyek akan berlanjut ke tahap penelitian (analisis). Namun, jika keputusannya hentikan maka semua pihak mengalihkan perhatiannya ke masalah-masalah lain.

  1. 8.             Menetapkan mekanisme pengendalian

Sebelum penelitian sistem dimulai, SC MIS menetapkan pengendalian proyek dengan menentukan apa yang harus dikerjakan, siapa yang melakukannya, dan kapan akan dilaksanakan. Setelah jadual ditetapkan, jadual tersebut harus didokumentasikan dalam bentuk yang memudahkan pengendalian. (misalkan gunakan Microsoft Project).

Bentuk dari usulan penelitian sistem secara umum mencakup :

  1. 1.  Ikhtisar eksekutif
  2. 2.  Pendahuluan
  3. 3.  Tujuan dan kendala sistem
  4. 4.  Berbagai alternatif sistem yang mungkin
  5. 5.  Proyek penelitian sistem yang disarankan

5.1.Tugas yang harus dilaksanakan

5.2.Kebutuhan sumber daya manusia

5.3.Jadual kerja

5.4.Perkiraan biaya

  1. 6.  Dampak yang diharapkan dari sistem

6.1. Dampak pada struktur organisasi perusahaan

6.2. Dampak pada operasi perusahaan

6.3. Dampak pada sumber daya perusahaan

  1. 7.  Rencana pengembangan umum (tahap analisis, rancangan dan penerapan)
  2. 8.  Ikhtisar

b.      TAHAP ANALISIS

Ketika perencanaan selesai dan mekanisme pengendalian telah berjalan, tim proyek beralih pada analisis sistem yang telah ada. Analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem baru atau diperbarui.

Adapun tahapannya yaitu :

  1. 1.             Mengumumkan Penelitian Sistem

Manajer khawatir terhadap penerapan aplikasi komputer baru yang mempengaruhi kerja para pegawainya. Sehingga perlu dikomunikasikan kepada para pegawai tentang :

a.        alasan perusahaan melaksanakan proyek

b.        bagaimana sistem baru akan menguntungkan perusahaan dan pegawai.

  1. 2.             Mengorganisasikan Tim Proyek

Tim proyek yang akan melakukan penelitian sistem dikumpulkan. Agar proyek berhasil, pemakai sangat perlu berperan aktif daripada berperan pasif. Banyak perusahaan mempunyai kebijakan menjadikan pemakai sebagai pemimpin proyek dan bukannya spesialis informasi.

  1. 3.             Mendefinisikan Kebutuhan Informasi

Analis mempelajari kebutuhan informasi pemakai dengan terlibat dalam berbagai kegiatan pengumpulan informasi (wawancara, pemgamatan, pencarian catatan, dan survei). Dari semua metode tersebut, wawancara perorangan lebih disukai, dengan alasan :

  •  Menyediakan komunikasi dua arah dan pengamatan terhadap bahasa tubuh.
    •  Dapat meningkatkan antusiasme pada proyek baik dari pihak spesialis maupun pihak pemakai.
    •  Dapat menjalin kepercayaan antara pemakai dan spesialis informasi.
      • Memberi kesempatan bagi peserta proyek untuk mengungkapan pandangan yang  berbeda bahkan bertentangan.

Dokumentasi dapat berupa flowchart, diagram aliran data (data flow diagram), dan grafik serta penjelasan naratif dari proses dan data. Istilah kamus proyek sering digunakan untuk menggambarkan semua dokumentasi yang menjelaskan suatu sistem.

  1. 4.             Mendefinisikan Kriteria Kinerja Sistem

Langkah selanjutnya adalah menspesifikasikan secara tepat apa yang harus dicapai oleh sistem, yaitu kriteria kinerja sistem. Misalkan,

  • Laporan harus disiapkan dalam bentuk salinan kertas dan tampilan komputer;
  • Laporan harus tersedia tidak lebih dari 3 hari setelah akhir bulan;
  • Laporan harus membandingkan pendapatan dan biaya actual dengan anggarannya baik untuk bulan lalu maupun sepanjang tahun hingga sekarang (year to date).
  1. 5.             Menyiapkan Usulan Rancangan

Analis sistem memberikan kesempatan bagi manajer untuk membuat keputusan teruskan atau hentikan untuk kedua kalinya. Dalam hal ini manajer harus menyetujui tahap rancangan dan kungan bagi keputusan tersebut termasuk di dalam usulan rancangan.

  1. 6.             Menerima atau Menolak Proyek Rancangan

Manajer dan komite pengarah SIM mengevaluasi usulan rancangan dan menentukan apakah akan memberikan persetujuan atau tidak. Dalam beberapa kasus, tim mungkin diminta melakukan analisis lain dan menyerahkannya kembali atau mungkin proyek ditinggalkan. Jika disetujui, proyek maju ke tahap rancangan.

sedangkan contoh format untuk dokumen usulan rancangan, yaitu sebagai berikut :

  1. Ikhtisar eksekutif
  2. Pendahuluan
  3. Definisi masalah
  4. Tujuan dan kendala sistem
  5. Kriteria kinerja
  6. Berbagai alternatif sistem yang mungkin
  7. Rancangan proyek yang disarankan

7.1. Tugas-tugas yang harus dilaksanakan

7.2. Kebutuhan sumber daya manusia

7.3. Jadual kerja

7.4. Perkiraan biaya

  1. Dampak yang diharapkan dari sistem

8.1. Dampak pada struktur organisasi perusahaan

8.2. Dampak pada operasi perusahaan

8.3. Dampak pada sumber daya perusahaan

  1. Rencana pengembangan umum (tahap analisis, rancangan dan penerapan)
  2. Ikhtisar

c.       TAHAP PERANCANGAN

Rancangan sistem adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru. Jika sistem itu berbasis komputer, rancangan dapat menyertakan spesifikasi jenis peralatann yang akan digunakan.

Langkah-langkah tahapan rancangan yaitu :

  1. 1.             Menyiapkan rancangan sistem yang terinci

Analis bekerja sama dengan pemakai dan mendokumentasikan rancangan sistem baru dengan alat-alat yang dijelaskan dalam modul teknis. Beberapa alat memudahkan analis untuk menyiapkan dokumentasi secara top-down, dimulai dengan gambaran besar dan secara bertahap mengarah lebih rinci.

Pendekatan top-down ini merupakan ciri rancangan terstruktur (structured design), yaitu rancangan bergerak dari tingkat sistem ke tingkat subsistem. Alat-alat dokumentasi yang popular yaitu diagram arus data (data flow diagram), diagram hubungan entitas (entity relationship duagram), kamus data (data dictionary), flowchart, model hubungan objek, dan spesifikasi kelas.

  1. 2.             Mengidentifikasi berbagai alternatif konfigurasi sistem

Analis mengidentifikasi konfigurasi – bukan merek atau model – peralatan komputer yang akan memberikan hasil yang terbaik bagi sistem dalam menyelesaikan pemrosesan.

Identifikasi merupakan suatu proses berurutan, dimulai dengan berbagai kombinasi yang dapat menyelesaikan setiap tugas.

  1. 3.             Mengevaluasi berbagai alternatif konfigurasi sistem

Analis bekerja sama dengan manajer mengevaluasi berbagai alternatif. Alternatif yang dipilih adalah yang paling memungkinkan subsistem memenuhi kriteria kinerja, dengan kendala-kendala yang ada.

  1. 4.             Mimilih konfigurasi terbaik

Analis mengevaluasi semua konfigurasi subsistem dan menyesuaikan kombinasi peralatan sehingga semua subsistem menjadi satu konfigurasi tunggal.

Setelah selesai, analis membuat rekomendasi kepada manajer untuk disetujui. Bila manajer menyetujui konfigurasi tersebut, persetujuan selanjutnya dilakukan oleh SC MIS.

  1. 5.             Menyiapkan usulan penerapan

Analis menyiapkan usulan penerapan (implementation proposal) yang mengikhtisarkan tugas-tugas penerapan yang harus dilakukan, keuntungan yang diharapkan, dan biayanya.

  1. 6.             Menyetujui atau menolak penerapan sistem

Keputusan untuk terus pada tahap penerapan sangatlah penting, karena usaha ini akan sangat meningkatkan jumlah orang yang telibat.

Jika keuntungan yang diharapkan dari sistem melebihi biayanya, maka penerapan akan disetujui.

sedangkan contoh format untuk dokumen usulan penerapan, yaitu sebagai berikut :

  1. Ikhtisar eksekutif
  2. Pendahuluan
  3. Definisi masalah
  4. Tujuan dan kendala sistem
  5. Kriteria kinerja
  6. Rancangan sistem

6.1.   Deskripsi ringkasan

6.2.   Konfigurasi peralatan

  1. Proyek penerapan yang disarankan

7.1.   Tugas-tugas yang harus dilaksanakan

7.2.   Kebutuhan sumber daya manusia

7.3.   Jadual kerja

7.4.   Perkiraan biaya

  1. Dampak yang diharapkan dari sistem

8.1. Dampak pada struktur organisasi perusahaan

8.2. Dampak pada operasi perusahaan

8.3. Dampak pada sumber daya perusahaan

  1. Rencana penerapan umum
  2. Ikhtisar

d.      TAHAP PENERAPAN

Penerapan merupakan kegiatan memperoleh dan mengintegrasikan sumber daya fisik dan konseptual yang menghasilkan suatu sistem yang bekerja.

Adapun tahapannya yaitu :

  1. 1.             Merencanakan penerapan;

Manajer dan spesialis informasi harus memahami dengan baik pekerjaan yang diperlukan untuk menerapkan rancangan sistem dan untuk mengembangkan rencana penerapan yang sangat rinci.

  1. 2.             Mengumumkan penerapan;

Proyek penerapan diumumkan kepada para pegawai dengan cara yang sama pada penelitian sistem. Tujuannya adalah untuk menginformasikan kepada para pegawai mengenai keputusan untuk menerapkan sistem baru dan meminta kerjasama mereka.

  1. 3.             Mendapatkan sumber daya perangkat keras;

Rancangan sistem disediakan bagi para pemasok berbagai jenis perangkat keras yang terdapat pada konfigurasi sistem yang disetujui. Setiap pemasok diberikan request for proposal (RFP), yang berisi antara lain :

  1. Surat yang ditransmisikan
  2. Tujuan dan kendala sistem
  3. Rancangan sistem : deskripsi ringkasan, kriteria kerja, konfigurasi peralatan, dokumentasi sistem ringkasan, perkiraan volume transaksi, perkiraan ukuran file.
  4. Jadual pemasangan

Selanjutnya mereka membuat usulan tertulis, bagaimana peralatan yang diusulkan akan membuat sistem mencapai kriteria kinerjanya. Ketika semua usulan telah diterima dan dianalisis, SC MIS memilih satu pemasok atau lebih. Spesialis informasi memberi dukungan bagi keputusn tersebut dengan mempelajari usulan dan membuat rekomendasi. Setelah disetujui, perusahaan melakukan pemesanan.

  1. 4.             Mendapatkan sumber daya perangkat lunak;

Ketika perusahaan memutuskan untuk menciptakan sendiri perangkat lunak aplikasinya, programmer menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis sistem sebagai titik awal. Programmer dapat menyiapkan dokumentasi yang lebih rinci seperti flowchart atau bahasa semu (psedudo code) yang terstruktur, dilakukan pengkodean, dan pengujian program. Hasil akhirnya adalah software library dari program aplikasi. Jika peangkat lunak aplikasi jadi (prewritten application software) dibeli, pemilihan pemasok perangkat lunak dapat mengikuti prosedur yang sama seperti yang digunakan untuk memilih pemasok perangkat keras, yaitu RFP dan Usulan.

  1. 5.             Menyiapkan database;

Pengelola database (database administrator – DBA) bertanggung jawab untuk semua kegiatan ynag berhubungan dengan data, dan mencakup persiapan database. Hal tersebut memerlukan pengumpulan data baru atau data yang telah ada perlu dibentuk kembali sehingga sesuai dengan rancangan sistem baru dan menggunakan sistem manajemen basis data (database management sistem – DBMS).

  1. 6.             Menyiapkan fasilitas fisik;

Jika perangkat keras dan sistem baru tidak sesuai dengan fasilitas yang ada, perlu dilakukan konstruksi baru atau perombakan. Sehingga pembangunan fasilitas tersebut merupakan tugas berat dan harus dijadualkan sehingga sesuai dengan keseluruhan rencana proyek.

  1. 7.             Mendidik peserta dan pemakai;

Sistem baru kemungkinan besar akan mempengaruhi banyak orang. Beberapa orang akan membuat sistem bekerja. Mereka disebut dengan peserta, yang meliputi operator entry data, pegawai coding, dan pegawai administrasi lainnya. Semuanya harus dididik tentang peran mereka dalam sistem. Pendidikan harus dijadualkan jauh setelah siklus hidup dimulai, tepat sebelum bahan-bahan yang dipelajari mulai diterapkan.

  1. 8.             Menyiapkan usulan cutover;

Proses menghentikan penggunaan sistem lama dan memulai menggunakan sistem baru disebut cutover. Ketika seluruh pekerjaan pengembangan hampir selesai , tim proyek merekomendasikan kepada manajer agar dilaksanakan cutover (dalam memo atau laporan lisan)

  1. 9.             Menyetujui atau menolak masuk ke sistem baru;

Manajer dan SC MIS menelaah status proyek dan menyetujui atau menolak rekomendasi tersebut. Bila manajemen menyetujui maka manajemen menentukan tanggal cutover. Namun, bila manajemen menolak maka manajemen menentukan tindakan yang harus diambil dan tugas yang harus diselesaikan sebelum cutover akan dipertimbangkan kembali, kemudian manajemen menjadualkan tanggal baru.

  1. 10.         Masuk ke sistem baru.

Ada 4 pendekatan dasar (cutover), yaitu :

  1. Percontohan (pilot) yaitu suatu sistem percobaan yang diterapkan dalam satu subset dari keseluruhan operasi.
  2. Serentak (immediate) merupakan pendekatan yang paling sederhana yakni beralih dari sistem lama ke sistem baru pada saat yang ditentukan.
  3. Bertahap (phased), sistem baru digunakan berdasarkan bagian per bagian pada suatu waktu.
  4. Paralel (parallel), mengharuskan sistem lama dipertahankan sampai sistem baru telah diperiksa secara menyeluruh. Akan memberikan pengamanan yang paling baik terhadap kegagalan tetapi yang paling mahal, karena kedua sumber daya harus dipertahankan.

cutover menandakan berakhirnya bagian pengembangan dari siklus hidup sistem. Penggunaan sistem dapat dimulai sekarang.

e.      TAHAP PENGGUNAAN

Tahap penggunaan terdiri dari 5 langkah, yaitu :

  1. Menggunakan sistem

Pemakai menggunakan sistem untuk mencapai tujuan yang diidentifikasikan pada tahap perencanaan.

  1. Audit sistem

Setelah sistem baru mapan, penelitian formal dilakukan untuk menentukan seberapa baik sistem baru itu memenuhi kriteria kinerja. Studi tersebut dikenal dengan istilah penelaahan setelah penerapan (post implementation review). Hasil audit dilaporkan kepada CIO, SC MIS dan pemakai. Proses tersebut diulangi, mungkin setahun sekali, selama penggunaan sistem berlanjut.

  1. Memelihara sistem

Selama manajer menggunakan sistem, berbagai modifikasi dibuat sehingga sistem terus memberikan dukungan yang diperlukan. Modifikasinya disebut pemeliharaan sistem (sistem maintenance). Pemeliharaan sistem dilaksakan untuk 3 alasan, yakni :

  1. Memperbaiki kesalahan
  2. Menjaga kemutakhiran sistem
  3. Meningkatkan system
  1. Menyiapkan usulan rekayasa ulang

Ketika sudah jelas bagi para pemakai dan spesialis informasi bahwa sistem tersebut tidak dapat lagi digunakan, diusulkan kepada SC MIS bahwa sistem itu perlu direkayasa ulang (reengineered). Usulan itu dapat berbentuk memo atau laporan yang mencakup dukungan untuk beralih pada suatu siklus hidup sistem baru. Dukungan tersebut mencakup penjelasan tentang kelemahan inheren sistem, statistik mengenai biaya perawatan, dan lain-lain.

  1. Menyetujui atau menolak rekayasa ulang sistem

Manajer dan komite pengarah SIM mengevaluasi usulan rekayasa ulang sistem dan menentukan apakah akan memberikan persetujuan atau tidak.

5.3. Prototyping (Prototype)

Prototype memberikan ide bagi pembuat dan pemakai potensial tentang cara bagaimana sistem berfungsi secara optimal. Proses akan menghasilkan prototype (prototyping).

Adapun jenis-jenis Prototipe, yaitu :

  1. Prototype jenis I, sesungguhnya akan menjadi sistem operasional.
  2. Prototype jenis II, merupakan suatu model yang berfungsi sebagai cetak biru bagi sistem operasional.

Daya tarik prototype, yaitu :

  1.   Komunikasi antar analis sistem dengan pemakai membaik.
  2. Analis dapat bekerja dengan lebih baik dalam menentukan kebutuhan pemakai.
  3. Pemakai berperan lebih aktif dalam pengembangan sistem.
  4. Lebih efisien dan dapat menghemat biaya pengembangan.
  5. Penerapan lebih mudah.

Potensi kegagalan prototype, yaitu :

  1. Bersifat tergesa-gesa.
  2. Berharap sesuatu yang tidak realistis dari sistem operasionalnya.
  3. Prorotipe I tidak efisien terhadap sistem yang dikodekan dengan bahasa pemrograman.
  4. User interface tidak mencerminkan teknik perancangan yang baik.

Penerapannya mempunyai prospek yang baik, dengan karakteristik sebagai berikut :

  1. Risiko tinggi
  2. Pertimbangan interaksi pemakai
  3. Jumlah pemakai banyak
  4. Dibutuhkan penyelesaian yang cepat
  5. Perkiraan tahap penggunaan sistem yang pendek
  6. Sistem yang inovatif
  7. Perilaku pemakai yang sukar ditebak.

Pengembangan Aplikasi Cepat (rapid application development – RAD)

RAD merupakan seperangkat strategi, metodologi dan peralatan yang terintegrasi dalam satu kerangka kerja menyeluruh (information engineering – IE).

Metodologi RAD akan memberi respon yang cepat terhadap kebutuhan pemakai, tetapi dengan lingkup yang lebih luas.

Unsur-unsur penting RAD, yaitu :

  1. Manajemen, harus mendukung RAD sepenuhnya dan menyediakan lingkungan kerja yang membuat kegiatan tersebut sangat menyenangkan.
  2. Manusia, dibentuk beberapa Tim yang terspesialisasi yang dikenal dengan istilah SWAT (Skilled with advanced tools).
  3. Metodologi, yaitu siklus hidup RAD yang terdiri dari perencanaan kebutuhan, rancangan pemakai, konstruksi, dan cutover.
  4. Peralatan, terdiri dari bahasa pemrograman generasi ke-4 dan peralatan CASE (computer aided software engineering)

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: